كيف تجعل خطابك التوصية احترافي؟

إن خطاب التوصية (رسالة التوصية) يمثل أحد أهم الأوراق والأكثر طلباً من قبل المنح الدراسية ويطلبه العديد من الجامعات العالمية والمشهورة، وحتى تصل أحياناً أن تشترط المنحة أو الجامعة أن يكون الخطاب موجهاً لها بشكل مباشر.

بشكل عام يقوم الدكتور الذي طلبت منه خطاب توصية بكتابة هذا الخطاب لك، ولكن طالما أنك تقرأ هذه المقالة وتبحث عن معلومات عن خطاب التوصية فالأغلب أن الدكتور قد طلب منك كتابة الخطاب ليقوم هو بالتوقيع عليه فقط، ولا تستغرب الأمر فهذا يحدث كثيراً.

إذا كنت لا تعرف ما هو خطاب التوصية، تابع مقالتنا عن تعريف خطاب التوصية أو رسالة التوصية هنا.

كيف سنعمل على جعل خطاب التوصية احترافي؟ وما هي السمات التي تلفت نظرة لجنة القبول إلى الخطاب وتقنعهم بك كمرشح للمقعد الجامعي أو المنحة؟ كل هذا وأكثر سنناقشه في مقالتنا هذه، تابع واستفد!

لماذا يُكتب هذا الخطاب (الغرض منه)

إن خطابات التوصية تكتب لأسباب عديدة منها مهنية أو دراسية أو حتى شخصية، لذلك قبل أن تكتب الخطاب يجب أن تحدد الهدف منه والغاية المرجو تحقيقها لكي يكون مقنعاً للجهة التي تكتب الخطاب لها.

إذا كان الهدف من الخطاب مهني وإرساله إلى شركة للحصول على عمل، لن تحتاج أن تتحدث عن الطالب أكاديمياً بشكل موسع أو مشاركته في الأبحاث العلمية، ويكون من المفضل مشاركة ما يميزه عملياً والحديث عن رغبته في التعمق في المواضيع العملية في المواد التي درسها.

المتطلبات المرجوة من الطالب ولمن يُكتب الخطاب

إن خطاباً عمومياً لا يحمل أي طابع شخصي عن الجامعة أو المنحة أو الدولة التي تريد السفر إليها، سيُنظَر إليه نظرة دونية مقارنةً مع الخطابات الموجهة مباشرةً إلى الجهة المسؤولة.

وإن الحصول على كامل المعلومات عن المنحة أو الجامعة أو الوظيفة أمر ضروري للغاية لتكتب ما يناسب الفرصة التي يسعى الطالب للحصول عليها، فالحصول على هذه المعلومات سيساعدك في صياغة خطاب التوصية بشكل مناسب، وتعرف كيف تمدح بالطالب بشكل مناسب لتقوي طلبه للفرصة، و كيف تبرز مميزاته ليخدم هذه الغاية.

الشكل العام لخطاب التوصية

إن خطاب التوصية هو خطاب رسمي موجه إلى جهة رسمية إن كانت جامعة أو منحة أو سفارة أو شركة، لذلك يجب أن يحافظ الخطاب على الشكل الرسمي ويتبع قواعد كتابة الخطابات الرسمية.

إن شكل وترتيب فقرات الرسائل والخطابات الرسمية يكون على الشكل التالي: عنوان كاتب الخطاب (عنوان الدكتور)، ويليه اسم الجهة التي كُتب الخطاب لأجلها، ولا تنسى أن تبدأ الخطاب بصورة رسمية باستخدام “….. Dear” أما إذا كنت لا تريد أن توجه الخطاب إلى جهة معينة يمكنك كتابة “To whom it may concern”

مقدمة خطاب التوصية

المقطع الأول من خطاب التوصية مهم للغاية، استغلّه في شرح مختصر للغاية عن نفسك (الدكتور)، وبعدها اشرح سبب كتابتك لهذا الخطاب، مثلاً “بناءً على طلب الطالب الفلاني أنا أكتب هذا الخطاب لأوصي به”.

وتابع في المقطع الأول الحديث عن علاقتك بهذا الطالب ومتى بدأت وأين قابلته.

لا تُبالغ في مديحك

إن الحد الفاصل بين المديح والمبالغة رفيع جداً، لذلك انتبه جيداً ألا تتعدى هذا الحد أثناء كتابة الخطاب.

فلا تجعل من الطالب بطلاً خارقاً في خطاب التوصية لأن مثل هذا الأمر سيؤذيه كثيراً، فمن تداعيات الأمر أن الخطاب لن يؤخذ بعين الاعتبار، أما إذا صدّقت الجهة ما كتبته في الرسالة، ستكون توقعاتهم من الطالب مرتفعة للغاية وربما لن يتمكن من تحقيقها وبالتالي يخسر الفرصة التي يريد الحصول عليها.

دائماً حاول أن تبقى ضمن الواقع وضمن الحدود المعقولة في مديح الطالب.

مؤهلات الطالب مع أمثلة

ضمن مقاطع الرسالة تحدث بوضوح عن الأسباب ومميزات الطالب التي تؤهله للحصول على المقعد الدراسي أو المنحة أو الوظيفة التي يسعى للحصول عليها، وتذكر أن الأمثلة الواقعية ضمن الخطاب والتجارب التي شهدها الدكتور مع الطالب ضرورية للغاية لتحسين مستوى الخطاب وجعله احترافي ومقنع أكثر للقارئ.

ضع إنجازات الطالب تحت الضوء

أثناء ذكر مثال عن الطالب لا تذكر فقط رؤوس أقلام حول عمله، ولكن تعمق وتحدث عنه، مثلاً عن تحفيزه الدائم لأصدقائه وعمله معهم على مدى الفصل الدراسي أو طوال مدة المشروع لتحقيق الهدف أو الوصول للحل، وتحدث كيف أن مساهمته حسّنت من إنتاجية الفريق وساهمت بشكل فعال بتحقيق المطلوب.

ابتعد عن العبارات المُبهمة

أثناء كتابة خطاب التوصية حاول أن تكون واضحاً قدر الإمكان، لا تترك القارئ يسرح في ما كتبته ويفكر في معنى كلامك، فالكلام المبهم يسبب مشكلة في فهم محتوى الخطاب.

كما يجب أن يكون هناك تناسق في الرسالة بحيث ألا تكون مختصرة وأيضاً لا تكون عبارة عن سرد لحياة الطالب، فلا تطل الشرح في نفس الفكرة، ولا تجحف بحق الفكرة فلا تكتب عنها بالقدرالكافي، ليكن خطابك متناسقاً متوازناً، و الجمل سلسلة مفهومة و معبرة.

الخاتمة الاحترافية في خطاب التوصية

شارك في الفقرة الأخيرة في خطاب التوصية تفاؤلك بقبول الطالب لديهم، وأيضاً أكّد هدفك من كتابة الخطاب كما في المقطع الأول، وشجعهم للتواصل معك للحصول على معلومات إضافية إن كان هناك أي حاجة لذلك.

ويُختتم الخطاب بـ Sincerely yours أو Sincerely أو Yours sincerely وبعدها يأتي اسمك (اسم الدكتور) والتوقيع.

مراجعة وتدقيق خطاب التوصية

إنّ تدقيق خطاب التوصية من وجهة نظري هو خطوة مهمة للغاية لسببين، الأول: هو إيجاد الأخطاء اللغوية والنحوية والإملائية، والثاني: هو إيجاد نقاط الضعف في الخطاب وتدعيمها والكشف عن وجود أي نقص في محتوى الخطاب لإضافته.

هذه كانت النصائح العشر لجعل خطاب التوصية احترافي وملفت للنظر بالنسبة لمنحة أو جامعة أو شركة، إقرأ المزيد عن مكونات خطاب التوصية هنا.

إذا لم تكن واثقاً أن خطاب التوصية استوفى كافة الجوانب اللازمة، اطلب من شخص محترف أن يُراجعه.

شكراً لقراءتك هذه المقالة، ولمزيد من المعلومات انضم إلى متابعي صفحتنا على الفيسبوك هنا، وعلى تيليغرام هنا.