كيف أكتب إيميل لجامعة أو منحة أو سفارة – الصيغة والطريقة مع مثال

كلنا نعرف أن الإيميل أصبح وسيلة تواصل أساسية مع الجامعات والمنح والسفارات وأي مؤسسة أخرى، وفي أغلب الأحيان ستحصل على رد من الجامعة التي أرسلت الإيميل لها، بينما في حال اتصلت ربما لن يجيب أحد على اتصالك أو ربما الشخص الذي سيرد على اتصالك لا يتكلم الإنكليزية أو العربية ليستطيع مساعدتك.

ويجب ألا ننسى أن استخدام الإيميل مجاني، بينما المكالمة التي ستقوم بها مع الجامعة ستكون مكلفة للغاية، وجميع الجامعات لا تتوقع من الطلاب أن يتصلوا بها وإنما أن يرسلوا إيميلات بأسئلتهم.

نظرة عامة إلى الإيميل

بشكل عام يعتبر الإيميل أقل رسمية من كتابة رسالة الدافع أو أي رسالة أخرى لجامعة، طبعاً ذلك لا يعني أنك تستطيع كتابة الإيميل باللغة العامية عندما ترسل الإيميل لشخص مهم، مثل مسؤول القبولات الجامعية في الجامعة التي تريد الدراسة فيها.

إن الصيغة المحترمة للإيميل وأيضاً الاحترافية في كتابته مهمة جداً، طبعاً لا داعي أن تكتب الإيميل بصيغة رسالة لأن الإيميل لا يصل إلى هذه الدرجة من الرسمية.

عنوان الإيميل الذي يجب أن تستخدمه

جميعنا لدينا ذلك الإيميل ذو الاسم العجيب مثل “beautiful.boy” الذي قمنا بإنشائه في بداية تفاعلنا مع الإنترنت والذي مازلنا نحتفظ به حتى يومنا هذا، ولكن من المهم أن تعرف أن هذا ليس عنوان الإيميل المناسب الذي يجب أن تراسل به الجامعة، وهو لن يترك انطباعاً جيداً لدى الشخص الذي سيستلم إيميلك.

عندما نريد مراسلة شخص مهم – مدرس في جامعة أو شخص في شركة ما – من المهم أن يكون لدينا إيميل رسمي نستخدمه لمراسلة هؤلاء الأشخاص المهمين. وأنا أنصحك أن يكون إيميلك gmail فهو أكثر أنواع الإيميلات انتشاراً والأكثر تفضيلاً.

وكقاعدة عامة عنوان الإيميل الرسمي يكون على الشكل التالي firstname.lastname@provider.com أو على الشكل التالي lastname.firstname@provider.com كلاهما يعتبر صيغة جيدة لشكل إيميل رسمي مناسب للتواصل مع الجامعات.

أساسيات استخدام تطبيق الإيميل

هناك عدة أمور مهمة على الطالب أن يعرفها عند استخدام تطبيق الإيميل وسنتحدث عنها في هذا القسم من المقالة

خانات من/إلى:

في خانة (من) ستجد أن تطبيق الإيميل سيضع إيميلك الشخصي، أما في خانة (إلى) ستكون الخانة فارغة بانتظار أن تقوم أنت بتعبئة هذه الخانة بعنوان الإيميل أو الإيميلات التي تريد إرسال الإيميل الذي سوف تكتبه لها.

إذا كنت تريد أن يرى شخص آخر الإيميل الذي ترسله أو شخص من المهم أن يرى نسخة الإيميل أيضاً، ولكنك لا توجه الإيميل له، هنا ستقوم وضع إيميل هذا الشخص في خانة CC والتي تعني “Carbon Copy” أي نسخة كربونية. وفي هذه الحالة سيرى الشخص الإيميل وسيعرف أيضاً أن الإيميل غير موجه له. لا تستخدم خيار CC إلا إذا كان هناك سبب حقيقي ليرى شخص آخر نسخة من الإيميل.

إذا كنت تريد أن ترسل نفس الإيميل لعدة أشخاص سوياً لا يجب أن تضع جميع إيميلاتهم سوياً في خانة إلى. وإنما ما يجب عليك فعله في هذه الحالة هو وضع إيميلات هؤلاء الأشخاص في خانة BCC والتي تعني “Blind Carbon Copy” أي نسخة كربونية عمياء، أي أن جميع الأشخاص سيستلمون نسخة من الإيميل ولكنهم لن يعرفوا أنك أرسلت الإيميل إلى أي شخص آخر غيرهم

عنوان الإيميل Subject line

عنوان الإيميل يجب أن يعطي ملخص عن محتوى الإيميل، لا تكتب عنواناً طويلاً جداً. مثلاً إذا كنت تراسل جامعة ما عن مواعيد التقديم للجامعة للحصول على قبول جامعي منها من الممكن أن يكون عنوان الإيميل هو التالي “Application deadlines to apply” عدد كلمات قليل ولكنه يغطي محتوى الإيميل بشكل كامل. مثال آخر مثلاً وصلتك رسالة القبول من الجامعة وكان هناك خطأ فيها سيكون عنوان الإيميل الذي تطلب فيه تصحيح الخطأ هو التالي “Admission Letter Mistake Correction Request”.

إن عنوان الإيميل يسهل على القارئ إيجاد إيميلك والمعرفة المسبقة عن محتوى الإيميل ستسهل عليه قراءة الإيميل والرد على أسئلتك. وتذكر دائماً أن الجامعات وموظفيها يستلمون عشرات الإيميلات يومياً، لذلك من السهل أن يضيع إيميلك في بريدهم الوارد دون أن يقرأه أحد إذا كان عنوان إيميلك مثلاً استفسار “Enquiry”.

وتجنب وضع كلمات مثل “Urgent” في عنوان الإيميل إلا إذا كانت حالة خطرة فعلاً ومن المهم أن يرد الشخص بسرعة، على سبيل المثال سوف تتأخر في إرسال أوراقك والتقديم للجامعة إذا لم يردوا بسرعة. إن وضع هذه الكلمة ستزعج القارئ إن لم تكن حالة فعلاً حرجة ومهمة.

بعض برامج الإيميلات تسمح للمرسل أن يضع الإيميل كـ “important” ويكون هناك زر مخصص لها، وأيضاً تجنبه إذا لم تكن الحالة فعلاً مهمة.

صيغة الإيميل المُرسَل لجامعة

كتابة إيميل لصديق أو أحد معارفك يختلف تماماً عن مراسلة جامعة أو أحد موظفي جامعة أو بروفيسور في جامعة، عليك أن تحافظ على الرسمية وتكتب الإيميل بصيغة تناسب الشخص الذي تراسله.

إن المزاح والصور المضحكة أو الـ emoji غير مناسبة أبداً للاستخدام في صيغ الإيميل الرسمية.

المقدمة

كما ذكرنا سابقاً إن الإيميل هو أقل رسميةً من رسائل الدافع مثلاً، ولكن يمكنك أن تكتبه بصيغة رسمية بشكل كامل وتبدأ الإيميل مثلاً بـ “Dear Mr Smith” إذا كنت تراسل شخصاً محدداً وتعرف اسمه أو “Dear Sir or Madam” إذا كنت تراسل إيميل عام لجامعة مثلاً admissions@universityname.com ولا تعرف من هو الشخص الذي سيرد على إيميلك.

إذا قابلت الشخص سابقاً أو تحدثت إليه سابقاً أو كان بينكما إيميلات سابقة، استخدم الصيغة التي استخدمها هذا الشخص في مراسلتك، معنى ذلك أنه إذا استخدم صيغة رسمية “Dear Student Name” استخدم نفس الصيغة الرسمية أما إذا استخدم صيغة أقل رسميةً مثل “Hello” أو “Hi” في بداية الإيميل استخدم نفس الصيغة في الرد والمراسلة معه.

وتوجد صيغة أخرى للمقدمة وهي تقع ما بين الصيغة الرسمية والغير رسمية وهي “Good Morning” أو “Good Afternoon”وهي أكثر لطافةً وتقرباً من الشخص من استخدام صيغة “Dear”.

الخاتمة

إن استخدام الخاتمة “Yours sincerely” كخاتمة للإيميل تعتبر غريبة قليلاً وغير مستخدمة في الإيميلات وإنما مستخدمة في الرسائل الرسمية مثل رسالة الدافع أو رسالة التوصية. وهناك عدة خيارات لختم الإيميل بشكل مناسب وهي:

• Best wishes
• Kind regards
• Best regard
• All the best
• Thanks
• Thanks in advance
• Many thanks

ويجب أن تضع فاصلة في نهاية الكلمة الأخيرة في الخاتمات السابقة، مثال ,Kind Regards

الخيارات الثلاثة الأخيرة للخاتمة تستخدمها عندما تطلب من الشخص أمراً ما أو تسأل سؤالاً.

مثال على إيميل لجامعة

Dear Sir or Madam:
This email is to request more information about your university application for admission. I am excited to apply to your respected university and hope that I will be admitted.

My name is Sami Ahmed, I am in my fifth year of studying Electrical Engineering, and I am expecting to graduate next semester.

First, I would like to know when the application portal opens for new students? and are there any special requirements for the Electrical Engineering course?

Second, what are the fees for studying master’s in Electrical Engineering at your university?

Thank you in advance for your help

Kind regards,
Wassiem Ibrahim

نصائح إضافية لكتابة إيميلات رسمية

فيما يلي سأشارك معك نصائح إضافية لتستخدمها أثناء كتابة الإيميل لتحافظ بها على الصيغة الاحترافية للإيميل والرسمية في الكتابة لتبهر بها مستلم الإيميل:

• تجنب استخدام اللغة العامية – لا تستخدم أبداً العامية والألفاظ العامية المتداولة عندما تراسل جامعة، ومن الواضح أيضاً أنك يجب ألا تشتم في الإيميل.
• لا تستفيض في الحديث – دائماً اشرح سؤالك أو ماتريده بأوضح طريقة ممكنة وباختصار شديد، فكلما كان الإيميل أطول توقع أن يزيد احتمال ألا يقرأ الشخص هذا الإيميل. أبقِ إيميلك قصيراً ومُركزاً على الفكرة التي تريدها.
• دائماً اقرأ ما كتبته – إن الكتابة الصحيحة والقواعد الصحيحة ضرورية جداً، لذلك تأكد جيداً من جميع الأخطاء النحوية والقواعدية والإملائية قبل إرسال الإيميل.
• تجنب أن ترفق ملفات غير ضرورية مع الإيميل.

إن إرسال الإيميلات للجامعات أو المنح أو السفارات أصبح أمر يومي نقوم به جميعاً، وأمر عادي علينا التعود عليه وهو في انتشار متزايد في مختلف المجالات. لذلك أنصحك أن تأخذ بالنصائح في هذه المقالة لتعطي انطباعاً رسمياً في إيميلاتك، طبعاً هذه النصائح لن تخدمك فقط لمراسلة الجامعات وإنما في جميع الحالات إن كنت تراسل منح أو سفارات أو شركات أو غيرها.

شكراً لقراءتك هذه المقالة، ولمزيد من المعلومات انضم إلى متابعي صفحتنا على الفيسبوك هنا، وعلى تيليغرام هنا.