جميع النصائح، الملاحظات، والأخطاء التي يجب تجنبها عند كتابة خطاب التحفيز
مما لا شك فيه أن كتابة خطاب التحفيز (رسالة الدوافع) ليس بالمهمة السهلة عند كتابتها للمرة الأولى، وخاصة إذا كنت تكتبها بهدف الحصول على منحة أو قبول جامعة أو لسفارة يوجد فيها منافسة عالية للحصول على المقعد أو الفيزا لدى الكثير من الطلاب الآخرين.
هذه المنافسة الشديدة ستزيد من سقف متطلبات الجهة التي تراسلها للحصول على الفرصة، لذلك سنقدم في هذه المقالة الكثير من النصائح والملاحظات والأخطاء التي يجب أن تتجنبها عند كتابة خطاب التحفيز لأي فرصة تسعى للحصول عليها. تابع واستفد 🙂
طبعاً قبل أن نبدأ إذا كنت لا تعرف ما هو خطاب التحفيز تعرف عليه هنا. واقرأ المزيد عن طريقة كتابة خطاب التحفيز هنا.
نصائح حول كتابة خطاب التحفيز:
استكمال المعلومات المطلوبة:
بسبب المنافسة الشرسة التي تحدثنا عنها في بداية المقالة بين الطلاب للحصول على الفرصة، فإن أي معلومات ناقصة في خطاب التحفيز سيسبب تجاهل ملف الطالب بشكل كامل، وبالتالي يخسر الطالب الفرصة لتحقيق غايته.
لذلك تأكد دائماً أن تجيب على جميع الأسئلة التي تبحث عنها الجهة التي تقدم لها، ولا تتردد في مراسلة هذه الجهة والسؤال عن خطاب التحفيز وهل لديهم أي أفكار أساسية يبحثون عنها في الخطابات التي تصلهم. تأكد أن الجهة المسؤولة عن الفرصة لن تقوم بالتواصل معك بعد استلامها لخطاب التحفيز لاستيضاح الأفكار وإنما ستحصل على رفض.
بعض الجامعات والمنح تضع أسئلة محددة تريد من الطالب الإجابة عليها في خطاب التحفيز مثل المنحة التركية والمنحة الهنغارية، وهنا دائماً اجعل أجوبتك واضحة، ولا تعطي أهمية لسؤال أكثر من غيره فجميع هذه الأسئلة مهمة جداً بالنسبة لإدارة المنحة.
طريقة إبراز أسباب اختيارك للدولة والمنحة والجامعة:
من المهم في خطاب التحفيز أن تتحدث عن أسباب اختيارك للدولة المضيفة، وتوضح بطريقة مميزة أنك اخترتها بتمعّن وهي الدولة المناسبة لك بعد بحث طويل وعميق حول هذه الدولة.
إبحث دائماً عن طريقة غير مألوفة ومعلومات يمكنك ربطها بك شخصياً عند التحدث عن سبب قناعتك بأنك مرشح مناسب لهذه المنحة، أو لماذا تستحق هذه الفرصة للسفر ومتابعة دراستك. ولا تتردد في عرض اهتماماتك وخبراتك في المجال الذي اخترته، هذا سيظهر للقارئ اهتمامك الحقيقي في هذا المجال وبأنك الخيار الصحيح بين المتقدمين.
انتهز الفرصة للتحدث عن التطوع والنشاطات التي قمت بها:
دائماً في خطاب التحفيز يبحث القارئ عن شخصيتك، وما هي خصالك المميزة، فحاول دائماً أن تبرز الخصال المجتمعية منها، مثل حبك لمساعدة الآخرين، مثلاً من خلال التطوع في الجمعيات الخيرية في بلدك، والتطوع هو أمر مهم جداً بالنسبة لأي فرصة تسعى للحصول عليها و بالأخص إذا كانت فرصة دراسية.
فالنشاطات خارج دراستك هي نشاطات مهمة للغاية، كما ذكرت في الفقرة السابقة كالتطوع، كما يمكنك إضافة المشاريع التي قمت بها فمن المهم أن تتحدث عنها، مثل المشاركة في نشاطات توعوية مع جمعيات خيرية، أو المشاركة في مبادرات تعليمية للأطفال الصغار أو أي نشاطات أخرى.
مثل هذه الأفكار ستعطي انطباعاً إيجابياً عنك، وتظهر للقارئ مدى المسؤولية التي تشعر بها تجاه مجتمعك. ولكن حاول ألا تسهب في الحديث وتكثر من الكلام عن هذه النشاطات فخير الأمور أوسطها.
إذا تحدثت عن الكورسات أو التدريب أو المعارض أو السيمينارات لا تطيل في الحديث عنها فسطرين أو ثلاثة عن هذه المواضيع كافية في خطاب التحفيز، فمثل هذه الأمور كانت لمدة قصيرة للغاية لعدة أيام أو أسابيع وليس أكثر، لذلك لا داعي لفقرة كاملة عنها.
ملاحظات حول كتابة خطاب التحفيز:
- يجب ألا يتجاوز الخطاب الصفحة أو الصفحتين كحد أقصى.
- تقسيم محتوى الخطاب إلى عدة فقرات وكل فقرة تناقش فكرة واحدة وبعد أن تنتهي من هذه الفكرة تنتقل إلى فقرة جديدة، وحاول أن لا تشمل مناقشة أكثر من فكرة في فقرة واحدة، أو العودة إلى نفس الفكرة في فقرة لاحقة بعد أن تكون قد ناقشتها سابقاً.
- عدم وجود أخطاء إملائية أو نحوية أو صياغية، لأن أي خطأ مهما كان صغيراً سيكون له تأثيره على تقييمك.
- استخدم صيغة verb+ing عند وصف مهامك في عملك أو عند التحدث عن المهام التي أوكلت إليك في تطوع أو غيرها حيث تكون صيغة ing معبرة أكثر من الصيغ الأخرى للأفعال.
- ولا تنسى وضع علامات الترقيم في الخطاب، ولا تنسى تشغيل المصحح الإملائي، أحياناً سيكشف أخطاء أنت غفلت عنها.
- الكتابة باللون الأسود وبخط واضح ورسمي مثل خط Arial أو خط New Times Roman، أما حجم الخط فيجب أن يكون بين 11 – 12 pixels.
- ضع عنوانك ومعلوماتك الشخصية في أعلى الخطاب.
- اختم خطاب التحفيز باسمك وتوقيعك في أسفل الخطاب على الجهة اليسارية.
أخطاء يجب تجنبها عند كتابة خطاب التحفيز:
عند كتابة خطاب التحفيز نلاحظ وقوع الكثير من الطلاب في أخطاء وبالنظر إلى مختلف الخطابات التي اطلعنا عليها من طلابنا لاحظنا تكرر الأخطاء التالية:
- دائماً يحاول الطلاب كتابة جمل إنشائية منمقة و ذات صيغة بلاغية معقدة، ولكن المشكلة تظهر في أن الطالب لا يمتلك القدرة اللغوية والمهارة الكافية لكتابة هذه الجمل المعقدة. وفي أغلب الأحيان مثل هذا الخطأ يخلق جملاً لا تحمل أي معنى، وأخطاء لغوية واضحة لدى القارئ، ويظهر كاتب الخطاب بمظهر الضعيف أو غير المهتم أمام القارئ. لهذا السبب ننصحك دائماً كتابة خطاب تحفيز على قدر مستواك في اللغة التي تكتب بها الخطاب.
- أما إذا كنت مصراً على إضافة هذه الجمل إلى خطاب التحفيز أنصحك باللجوء إلى أحد ذو خبرة أكثر ومعرفة لغوية أعمق في كتابة مثل هذا النوع من الجمل.
- التحدث بمواضيع شخصية جداً في خطاب التحفيز، هذا خطأ شائع الانتشار في كتابة خطابات التحفيز، إن الدخول في التحدث حول أسباب شخصية في خطاب التحفيز غير محبذ أبداً، فالقارئ لا يبحث عن مشاكلك، وإنما يبحث عن ماذا فعلت لتخطي هذه المشاكل، أو حتى لاجتيازها بأقل الخسائر، و سيهمه ماذا فعلت لتخطيها أكثر من المشكلة بحد ذاتها وسيقدر لك هذا.
- التوسل للقارئ في الخطاب أو طلب مساعدته هو خطأ كبير وسيؤثر سلباً على تقييم القارئ لك، وسيعطي انطباعاً سلبياً عنك، وأنت بالتأكيد لا ترغب في ذلك.
- الغرور في الخطاب أمر مرفوض، دائماً إقرأ الجمل التي تكتبها عن نفسك وعن إنجازاتك بتمعن وانتبه أن لا تظهر هذه الجمل أنك شخص مغرور.
- لا تكتب في الخطاب أنك الأفضل في الحصول على هذه الفرصة فهذا هو الغرور بعينه، ولكن ما عليك فعله هو تقديم إمكانياتك وإنجازاتك وقدرتك على النجاح بشكل مقنع أمام القارئ، ومن ثم اترك له اتخاذ القرار هل أنت مناسب لهذه الفرصة أو لا.
- تكرار الفكرة الواحدة في خطاب التحفيز في عدة مقاطع ولكن بصياغة مختلفة هو خطأ شائع يقع فيه معظم الطلاب أثناء كتابة خطابات التحفيز، ويظهر الطالب كأنه لا يملك أي ميزات أو معلومات أخرى يمكنه ذكرها في خطاب التحفيز.
نصيحة أخيرة:
بعد أن تكتب خطاب التحفيز احرص دائماً لعرضه على أصدقائك أو أشخاص تثق بهم أو على فريقنا لتنقيح الخطاب وإطلاعك على أي خطأ أو نقص في محتويات الخطاب، في سعي منك لتجعل خطابك متكامل من جميع النواحي.
ودائماً تأكد أن يكون الشخص الذي تعرض عليه الخطاب ثقة، ولن يقوم بأي حال من الأحوال بنقل محتويات الخطاب واستخدامه في خطابات أخرى.
شكراً لقراءتك هذه المقالة، ولمزيد من المعلومات انضم إلى متابعي صفحتنا على الفيسبوك هنا، وعلى تيليغرام هنا.